Wo nichts zu entscheiden ist, kann Arbeit der Verwaltung von selbst laufen.
In einer Hausverwaltung bleibt Arbeit ohne fachliche Entscheidung an den Übergängen liegen: zwischen Postfach, Verwaltungsprogramm und Buchhaltung, zwischen Objektbetreuern und ihrer Vertretung. Kernablauf, eine KI-Agentur aus Frankfurt am Main, kann diese Programme verbinden, soweit sie es zulassen. Zum Beispiel kann die Vertretung im Urlaub an einer Stelle sehen, was in einem Vorgang offen ist. Entscheiden und freigeben bleibt bei der Verwaltung.
Nach 30 Minuten wissen Sie, ob sich eine Analyse für Ihren Ablauf lohnt.
Bevor jemand entscheidet, läuft ein Vorgang durch mehrere Hände und Programme.
Inhaber und Sachbearbeitung kleiner Hausverwaltungen mit 3 bis 50 Beschäftigten, in WEG- und Mietverwaltung
Mieter, Eigentümer, Handwerker und Versorger schreiben oder rufen an, jeder auf seinem Weg. Ein einzelner Vorgang kann Postfach, Verwaltungsprogramm und Buchhaltung berühren. Wissen diese Programme wenig voneinander, steht der Verlauf in Mails, Notizen und Ordnern. Wer eine Kollegin vertritt, muss ihre Vorgänge dann erst zusammensuchen.
Wie viele Vorgänge hat ein Objektbetreuer bei Ihnen gleichzeitig offen?
Fünf Stellen, an denen in der Verwaltung Arbeit liegen bleibt
Diese fünf Abläufe kommen im Fachmagazin und in Umfragen des Verbands VDIV sowie im Blog einer Verwaltung als Aufwand vor. In jedem steckt Arbeit, die vor der fachlichen Entscheidung liegt.
Posteingang dem Objekt zuordnen
In einer Bitkom-Befragung von 491 Mietern nutzten 82 Prozent für den Kontakt zu Verwaltung oder Vermieter zumindest hin und wieder das Telefon, 66 Prozent den Brief und 58 Prozent die Mail. Erst wenn das Objekt feststeht, weiß das Team, wer antwortet.
Schadens- und Störmeldung zum Auftrag
Bei einem Schaden hält die Verwaltung den Vorgang zwischen Mieter, Handwerker und Eigentümern in Bewegung, manchmal mit Hausmeister und Versicherung. Was den Eigentümern vorbehalten ist, entscheidet sie nicht selbst.
Briefe, die eine KI geschrieben hat
In einer nicht repräsentativen Umfrage des VDIV vom Herbst 2026 stießen 73 Prozent der befragten Verwaltungen in solchen Schreiben auf falsche Rechtsbehauptungen, unzutreffende Fundstellen oder erfundene Urteile. Wer antwortet, schlägt vorher jede genannte Stelle nach.
Belege für die Nebenkostenabrechnung
Die Abrechnung wartet auf Rechnungen und Verbrauchsdaten, und manche Versorger liefern spät.
Objektübernahme vom Vorverwalter
Unterlagen vom Vorverwalter kommen oft auf Papier und passen nicht ins eigene Programm. Eine Verwalterin nannte 2020 im Fachmagazin ihres Verbands bis zu einem Arbeitstag, um ein Objekt mit 25 Einheiten von Hand anzulegen.
Die Vertretung kann sehen, was offen ist, statt erst zu suchen.
Beispiel Ein möglicher Ablauf in einer WEG-Verwaltung, kein Kundenfall: Eine Objektbetreuerin ist zwei Wochen im Urlaub, ein Kollege vertritt sie. Vier Schritte, so laufen sie heute, so können sie laufen, wenn Postfach und Verwaltungsprogramm verbunden sind.
Übergabe
Vor dem Urlaub schreibt die Objektbetreuerin eine Übergabe. Was nicht darin steht, liegt in ihrem Postfach, im Verwaltungsprogramm und in Notizen zum Objekt.
Eine Übersicht aus Postfach und Verwaltungsprogramm kann je Objekt zeigen, was zuletzt dazukam und welche Vorgänge offen sind.
Nachfrage
Ein Eigentümer ruft an und fragt, ob die Angebote für den Anstrich im Treppenhaus da sind. Der Kollege sucht in den Mails seiner Kollegin und in den Ordnern.
Der Kollege kann den Vorgang öffnen und dort die Anfrage an die Maler, die Angebote und die letzte Notiz sehen.
Telefonnotiz
Was der Eigentümer am Telefon wissen wollte, schreibt der Kollege auf einen Zettel oder in eine Mail an seine Kollegin.
Der Kollege kann die Notiz direkt beim Vorgang ablegen, wo die Objektbetreuerin sie nach dem Urlaub findet.
Rückkehr
Nach dem Urlaub liest die Objektbetreuerin zwei Wochen Mails nach und fragt den Kollegen, was am Telefon besprochen wurde.
Die Objektbetreuerin kann je Objekt sehen, was in den zwei Wochen dazukam. Was dem Eigentümer zugesagt wird, entscheidet sie selbst.
Was fachlich zu entscheiden ist, entscheidet weiter die Verwaltung.
Umlagen, Fristen, Freigaben und Antworten auf rechtliche Fragen bleiben bei Ihnen; Rechtsberatung gehört nicht zu unserem Angebot. Ob sich Ihr Verwaltungsprogramm anbinden lässt, also Angaben von selbst übernehmen kann, steht nach der Analyse fest, bevor Sie etwas bauen lassen.
Welcher Ablauf zuerst verbunden wird, zeigt die Analyse.
In der Analyse erzählen und zeigen Sie uns, wie ein Vorgang heute vom Postfach bis ins Verwaltungsprogramm läuft und wo dabei jemand Angaben weiterträgt. Danach liegt ein Plan vor, der schätzt, welcher Ablauf sich zuerst lohnt und was er kostet.
Analyse als Einstieg
Leistung Schätzt in etwa einer Woche, was sich automatisieren lässt, bevor etwas gebaut wird.
Verbinden und automatisieren
Leistung Vorhandene Programme verbinden, soweit sie sich anbinden lassen, damit niemand dieselben Angaben zweimal abtippt.
KI im Alltag
Leistung KI für Anrufe, Mails und Dokumente im Betrieb; ein Mensch prüft, bevor etwas weitergeht.
Erstgespräch: 30 Minuten per Video
Nach Ihrer Anfrage meldet sich Christian Schneider per Mail und schlägt Termine vor. Im Gespräch erzählen Sie, wo bei Ihnen dasselbe zweimal getippt wird. Unterlagen, Listen oder Zugänge zu Ihren Programmen brauchen Sie dafür nicht. Ob danach eine Analyse folgt, entscheiden Sie.
Christian Schneider
Vertrieb, Marketing und AnalyseEr kommt aus der Praxis: Ausbildung zum Industriemechaniker, heute in der Gebäudetechnik. Dort sieht er jeden Tag, wie Angaben von einem Programm ins nächste getragen werden. Für sein eigenes Unternehmen hat er ein System aus KI-Agenten aufgebaut. Bei Kernablauf steuert er Vertrieb und Marketing und führt mit Ihnen Erstgespräch und Analyse.
Suheib Marzouka
Softwareentwicklung und CloudFullstack- und Cloud-Engineer, seit zehn Jahren in der IT: vom Support über die Administration bis zur Softwareentwicklung. Er kennt Hardware wie Software. Als Softwareentwickler hat er verteilte Systeme gebaut sowie KI-Lösungen und Automatisierungen für Unternehmen entwickelt und dort eingeführt. Bei uns verbindet er Ihre Programme und baut, was fehlt.