Auch die Mail ohne Objekt kann beim richtigen Objekt landen.
Mails und eingescannte Briefe kann KI lesen, dem richtigen Objekt zuordnen und eine Antwort entwerfen, die ein Mensch prüft und freigibt. Wir von Kernablauf können das für Ihr Postfach einrichten. Ob es bei Ihnen geht, klärt vorher die Analyse. Zum Beispiel kann die KI an Mailadresse und Namen erkennen, zu welchem Objekt die Frage eines Eigentümers gehört, und eine Rückfrage entwerfen, wenn er Wohnungen in mehreren Objekten hat.
Nach 30 Minuten wissen Sie, ob sich eine Analyse für Ihren Ablauf lohnt.
Jede Mail muss erst zu ihrem Objekt.
Hausverwaltungen in Miet- und WEG-Verwaltung, in denen jemand zentral den Eingang sichtet und an die Objektbetreuer verteilt
Heute liest jemand jede Mail und jeden Brief, sucht das passende Objekt und leitet alles an den zuständigen Objektbetreuer weiter. Fehlen Anschrift oder Wohnung, wird daraus Detektivarbeit. Geantwortet wird erst danach, und bis dahin wartet der Absender.
Wie viele Mails und Briefe gehen bei Ihnen an einem Tag ein?
Die Suche nach dem Objekt fällt weg, die Freigabe bleibt.
Beispiel Ein möglicher Ablauf in einer Hausverwaltung, kein Kundenfall: Eine Eigentümerin fragt per Mail, wann die Jahresabrechnung kommt, und nennt dabei weder Objekt noch Wohnung.
Eingang
Die Mail landet im gemeinsamen Postfach. Jemand liest sie und sucht den Namen der Absenderin im Verwaltungsprogramm.
KI kann die Mail lesen und die Absenderin an Mailadresse und Namen erkennen, sofern sich Ihr Verwaltungsprogramm anbinden lässt, also Angaben von selbst übernimmt.
Zuordnung
Gehören der Eigentümerin Wohnungen in zwei Objekten, muss jemand nachfragen, und die Mail bleibt so lange liegen.
Ist das Objekt eindeutig, kann die KI die Mail dort ablegen. Sonst schreibt sie die Rückfrage als Entwurf, statt zu raten.
Weitergabe
Jemand leitet die Mail an den Objektbetreuer weiter, der sie zwischen seinen anderen Vorgängen wiederfinden muss.
Die Mail kann direkt beim zuständigen Objektbetreuer landen, schon mit Objekt und Wohnung versehen.
Antwort
Der Objektbetreuer schlägt den Stand der Abrechnung nach und schreibt die Antwort von Grund auf selbst.
Die KI kann eine Antwort entwerfen, etwa mit dem geplanten Termin aus dem Programm. Der Objektbetreuer prüft sie, ändert, was nicht stimmt, und erst dann geht sie hinaus.
Einen Brief auf Papier liest die KI erst, wenn ihn jemand eingescannt hat.
Bleibt das Objekt auch nach der Rückfrage unklar, ordnet der Objektbetreuer die Mail selbst zu. Welcher Termin in einer Antwort steht und was zugesagt wird, legt er fest, nicht der Entwurf. Ob sich Ihr Postfach und Ihr Verwaltungsprogramm anbinden lassen, steht nach der Analyse fest.
Wer sichtet und verteilt bei Ihnen heute die Post?
Ein Tag im gemeinsamen Postfach ist der Gegenstand der Analyse: wie viele Mails und Briefe ohne Objekt ankommen, wie lange das Zuordnen dauert und welche Fragen von Eigentümern und Mietern immer wiederkehren.
Analyse als Einstieg
Leistung Schätzt in etwa einer Woche, was sich automatisieren lässt, bevor etwas gebaut wird.
KI im Alltag
Leistung KI für Anrufe, Mails und Dokumente im Betrieb; ein Mensch prüft, bevor etwas weitergeht.
Verbinden und automatisieren
Leistung Vorhandene Programme verbinden, soweit sie sich anbinden lassen, damit niemand dieselben Angaben zweimal abtippt.
Hausverwaltung
Branche Wo in der WEG- und Mietverwaltung Arbeit ohne fachliche Entscheidung liegen bleibt und was davon von selbst laufen kann.
Schadens- und Störmeldung zum Auftrag
Anwendung Wie eine Schadens- oder Störmeldung aus Mail, Telefon oder Messenger zum freigegebenen Auftrag wird und der Melder Antwort bekommt.
Briefe, die eine KI geschrieben hat
Anwendung Was einer Hausverwaltung hilft, wenn Mieter und Eigentümer lange, mit KI geschriebene Briefe schicken.
Erstgespräch: 30 Minuten per Video
Nach Ihrer Anfrage meldet sich Christian Schneider per Mail und schlägt Termine vor. Im Gespräch erzählen Sie, wo bei Ihnen dasselbe zweimal getippt wird. Unterlagen, Listen oder Zugänge zu Ihren Programmen brauchen Sie dafür nicht. Ob danach eine Analyse folgt, entscheiden Sie.
Christian Schneider
Vertrieb, Marketing und AnalyseEr kommt aus der Praxis: Ausbildung zum Industriemechaniker, heute in der Gebäudetechnik. Dort sieht er jeden Tag, wie Angaben von einem Programm ins nächste getragen werden. Für sein eigenes Unternehmen hat er ein System aus KI-Agenten aufgebaut. Bei Kernablauf steuert er Vertrieb und Marketing und führt mit Ihnen Erstgespräch und Analyse.
Suheib Marzouka
Softwareentwicklung und CloudFullstack- und Cloud-Engineer, seit zehn Jahren in der IT: vom Support über die Administration bis zur Softwareentwicklung. Er kennt Hardware wie Software. Als Softwareentwickler hat er verteilte Systeme gebaut sowie KI-Lösungen und Automatisierungen für Unternehmen entwickelt und dort eingeführt. Bei uns verbindet er Ihre Programme und baut, was fehlt.