Vertrag, Termin und Bericht bei der Anlage, ohne alles doppelt abzutippen.
Bei einem Wartungsbetrieb bleiben Vertrag, Termin, Prüfbericht und Rechnung einer Anlage zusammen, wenn Programme die Angaben untereinander weitergeben. Wir von Kernablauf verbinden dafür die Programme, die Sie schon nutzen, damit Angaben von selbst dort landen, wo sie gebraucht werden. Welche Ihrer Programme mitmachen, zeigt die Analyse. Zum Beispiel kann der Monteur vor der Anlage sehen, was beim letzten Mal gemessen wurde und was der Vertrag umfasst.
Nach 30 Minuten wissen Sie, ob sich eine Analyse für Ihren Ablauf lohnt.
Der Bericht steht auf dem Zettel, der Vertrag woanders.
Inhaber, Disposition und Servicebüro von Wartungsbetrieben mit 3 bis 50 Beschäftigten: Aufzug, Brandschutz, Lüftung und Klima, Sicherheitstechnik
Die Wartungsverträge stehen in einer Tabelle, im Ordner oder in einem Programm, die Anlagendaten an anderer Stelle. Der Monteur schreibt Messwerte, Material und Stunden auf einen Zettel. Im Büro legt jemand den Zettel neben den Vertrag, fragt nach, was unleserlich ist, und tippt die Rechnung. Das Nachfragen und Abtippen bleibt bei denselben Leuten im Büro.
Wie viele Wartungseinsätze rechnet Ihr Büro im Monat ab?
Fünf Stellen, an denen Angaben in der Wartung von Hand weitergehen
In der Wartung hängen Vertrag, Termin, Bericht und Rechnung an derselben Anlage. Wo die Programme die Angaben nicht weitergeben, trägt sie jemand von Hand weiter: vom Vertrag zum Termin, vom Zettel in die Rechnung, vom Bericht zum Kunden.
Wartungstermine aus Verträgen
Welche Anlagen im nächsten Monat fällig sind, steht in einer Tabelle oder im Ordner. Daraus stellt das Büro die Termine jeden Monat von Hand zusammen.
Stundenzettel zur Rechnung
Der Monteur schreibt seine Zeit je Objekt auf einen Zettel. Die Rechnung entsteht daraus erst, wenn jemand im Büro die Zettel abtippt.
Rapport, Vertrag und Rechnung abgleichen
Was die Wartungspauschale abdeckt und was als Zusatzarbeit auf die Rechnung kommt, sortiert jemand von Hand aus Rapport und Vertrag.
Arbeitsbericht mit Unterschrift des Kunden
Der Kunde unterschreibt den Arbeitsbericht. Steht die Unterschrift auf Papier, kommt der Bericht erst mit dem Zettel ins Büro und zum Auftrag.
Mängel aus dem Prüfbericht ins Angebot
Nach der Prüfung stehen Mängel im Bericht. Ohne Verbindung tippt jemand sie von Hand ins Angebot für die Behebung.
Die Messwerte vom letzten Mal liegen bei der Anlage, nicht im Ordner.
Beispiel Ein möglicher Ablauf in einem Betrieb für Lüftung und Klima mit eigenen Wartungsverträgen, kein Kundenfall. Drei Schritte eines Wartungseinsatzes: vor der Anlage, im Bericht und in der Rechnung.
Vor der Anlage
Die Anlagendaten und die Messwerte vom letzten Mal stehen im Ordner im Büro, nicht beim Monteur vor der Anlage.
Der Monteur kann auf dem Tablet die Anlage sehen, die Messwerte vom letzten Mal und was der Vertrag umfasst.
Bericht
Messwerte und Arbeiten stehen handschriftlich auf dem Wartungszettel. Im Büro tippt jemand sie ab, fragt beim Monteur nach und heftet den Zettel in den Ordner der Anlage.
Der Monteur kann Messwerte und Arbeiten beim Auftrag eintragen. Die Messwerte stehen danach bei der Anlage, bereit für den nächsten Einsatz.
Rechnung
Jemand prüft am Vertrag, was pauschal abgegolten ist und was extra berechnet wird, und schreibt dann die Rechnung.
Die Pauschale kann aus dem Vertrag in die Rechnung kommen. Arbeiten aus dem Bericht, die der Vertrag nicht abdeckt, können auf eine Liste kommen. Was zusätzlich berechnet wird, entscheidet ein Mensch vor dem Versand.
Den Mangel bewertet ein Mensch, nicht das Programm.
Ob ein Mangel gefährlich ist, entscheiden der Prüfer oder Ihre Fachkraft. Ob Ihr Wartungsprogramm, Ihre Tabelle und Ihr Rechnungsprogramm Angaben weitergeben, klärt die Analyse, bevor etwas umgesetzt wird. Geht es bei einem nicht, steht im Plan, ob ein eigener Baustein die Lücke schließt oder der Schritt von Hand bleibt.
An einer Anlage mit Vertrag lässt sich der ganze Weg zeigen.
In der Analyse gehen wir den letzten Einsatz an einer solchen Anlage durch: woher das Büro wusste, dass sie fällig war, wer den Bericht abgetippt hat und wie Pauschale und Zusatzarbeit auf die Rechnung kamen.
Analyse als Einstieg
Leistung Schätzt in etwa einer Woche, was sich automatisieren lässt, bevor etwas gebaut wird.
Verbinden und automatisieren
Leistung Vorhandene Programme verbinden, soweit sie sich anbinden lassen, damit niemand dieselben Angaben zweimal abtippt.
Software und Apps nach Maß
Leistung Software und Apps für Schritte, für die es im Betrieb kein passendes Programm gibt.
Erstgespräch: 30 Minuten per Video
Nach Ihrer Anfrage meldet sich Christian Schneider per Mail und schlägt Termine vor. Im Gespräch erzählen Sie, wo bei Ihnen dasselbe zweimal getippt wird. Unterlagen, Listen oder Zugänge zu Ihren Programmen brauchen Sie dafür nicht. Ob danach eine Analyse folgt, entscheiden Sie.
Christian Schneider
Vertrieb, Marketing und AnalyseEr kommt aus der Praxis: Ausbildung zum Industriemechaniker, heute in der Gebäudetechnik. Dort sieht er jeden Tag, wie Angaben von einem Programm ins nächste getragen werden. Für sein eigenes Unternehmen hat er ein System aus KI-Agenten aufgebaut. Bei Kernablauf steuert er Vertrieb und Marketing und führt mit Ihnen Erstgespräch und Analyse.
Suheib Marzouka
Softwareentwicklung und CloudFullstack- und Cloud-Engineer, seit zehn Jahren in der IT: vom Support über die Administration bis zur Softwareentwicklung. Er kennt Hardware wie Software. Als Softwareentwickler hat er verteilte Systeme gebaut sowie KI-Lösungen und Automatisierungen für Unternehmen entwickelt und dort eingeführt. Bei uns verbindet er Ihre Programme und baut, was fehlt.