Lücken zwischen Rapport und Vertrag fallen vor der Rechnung auf.
Lücken zwischen Rapport, Vertrag und Rechnung fallen vor dem Versand auf, wenn jeder Rapport mit dem Auftrag und den Positionen des Vertrags abgeglichen wird, bevor die Rechnung entsteht. Wir von Kernablauf können dafür eine KI einrichten, die die Rapporte ausliest und Abweichungen auf eine Liste setzt: zum Beispiel eine Arbeit, die nicht im Wartungsvertrag steht, oder einen Auftrag ohne Rapport. Ob eine Arbeit berechnet wird, entscheidet ein Mensch.
Nach 30 Minuten wissen Sie, ob sich eine Analyse für Ihren Ablauf lohnt.
Liegen Rapport, Vertrag und Rechnung getrennt, gleicht jemand sie von Hand ab.
Servicebüro und Abrechnung in Wartungs- und Handwerksbetrieben und im Facility Management, mit Wartungs- oder Rahmenverträgen
Wo der Rapport vom Einsatz kommt, der Vertrag im Ordner liegt und die Rechnung in einem Programm entsteht, klärt jemand im Büro, ob eine Arbeit schon im Vertrag steckt oder zusätzlich berechnet wird. Fehlt ein Rapport oder ist er unklar, geht eine Rückfrage an den Monteur, zu einer Arbeit, die schon Tage zurückliegt. So lange wartet die Rechnung.
Wie viele Rapporte gehen bei Ihnen pro Woche durchs Büro, bevor eine Rechnung daraus wird?
Kein Rapport muss von Hand neben den Vertrag. Eine Liste zeigt Abweichungen.
Beispiel Ein möglicher Ablauf in einem Heizungs- und Sanitärbetrieb mit Wartungsverträgen, kein Kundenfall: vier Schritte von der jährlichen Wartung bis zur Rechnung, wie sie heute laufen und wie sie mit KI-Hilfe laufen können.
Einsatz
Der Monteur wartet die Heizung und tauscht zusätzlich ein undichtes Ventil. Beides steht auf dem Rapport, den der Kunde unterschreibt.
Der Rapport bleibt, wie der Betrieb ihn heute schreibt. Er kommt als Datei oder Foto zum Auftrag ins Programm.
Abgleich mit Vertrag
Im Büro liegt der Wartungsvertrag neben dem Rapport. Jemand prüft, ob der Ventiltausch zur vereinbarten Wartung gehört.
Eine KI kann den Rapport auslesen und jede Arbeit mit den Positionen des Wartungsvertrags vergleichen. Was dort nicht steht, kommt auf eine Liste.
Offene Aufträge
Ob zu jedem fälligen Wartungstermin ein Rapport zurückkam, sieht erst, wer die Aufträge einzeln durchgeht.
Aufträge ohne Rapport und Rapporte ohne Auftrag können auf derselben Liste stehen.
Rechnung
Jemand schreibt die Rechnung aus Vertrag und Rapport. Fällt eine Lücke erst danach auf, folgt eine Korrektur oder eine Nachberechnung.
Die Liste liegt vor, bevor die Rechnung entsteht. Ein Mensch entscheidet, ob der Ventiltausch berechnet wird, und gibt die Rechnung frei.
Ein Rapport sagt, was getan wurde, nicht, was berechnet wird.
Die Liste zeigt Abweichungen, sie entscheidet nicht. Ob eine Arbeit im Vertrag steckt oder zusätzlich berechnet werden darf, entscheiden Sie, im Zweifel mit Ihrem Kunden. Ob sich Ihre Programme für Aufträge und Rechnungen anbinden lassen, also Angaben von selbst übernehmen, klärt die Analyse.
Welche Arbeit steckt im Vertrag, welche kommt dazu?
Grundlage der Analyse sind einige Rapporte der letzten Wochen mit ihren Verträgen. Daran zählen wir, wie oft eine Rückfrage an den Monteur nötig war und wie oft eine Rechnung danach korrigiert wurde.
Analyse als Einstieg
Leistung Schätzt in etwa einer Woche, was sich automatisieren lässt, bevor etwas gebaut wird.
Verbinden und automatisieren
Leistung Vorhandene Programme verbinden, soweit sie sich anbinden lassen, damit niemand dieselben Angaben zweimal abtippt.
Wartungsdienstleister
Branche Wie ein Wartungsbetrieb Verträge, Termine, Berichte und Rechnungen zusammenhält, ohne alles von Hand abzugleichen.
Facility Management
Branche Wie das Büro eines FM-Dienstleisters weiterträgt, was Prüfer, Techniker und Kunden schicken, und wo das ohne Abtippen gehen kann.
Stundenzettel zur Rechnung
Anwendung Wie Stunden und Material vom Monteur in die Rechnung kommen, ohne dass das Büro sie abtippt.
Leistungsnachweis für den Auftraggeber
Anwendung Wie aus Stunden, Fotos und Rundgang am Objekt der Leistungsnachweis wird, den Auftraggeber oder Hausverwaltung zur Rechnung brauchen.
Erstgespräch: 30 Minuten per Video
Nach Ihrer Anfrage meldet sich Christian Schneider per Mail und schlägt Termine vor. Im Gespräch erzählen Sie, wo bei Ihnen dasselbe zweimal getippt wird. Unterlagen, Listen oder Zugänge zu Ihren Programmen brauchen Sie dafür nicht. Ob danach eine Analyse folgt, entscheiden Sie.
Christian Schneider
Vertrieb, Marketing und AnalyseEr kommt aus der Praxis: Ausbildung zum Industriemechaniker, heute in der Gebäudetechnik. Dort sieht er jeden Tag, wie Angaben von einem Programm ins nächste getragen werden. Für sein eigenes Unternehmen hat er ein System aus KI-Agenten aufgebaut. Bei Kernablauf steuert er Vertrieb und Marketing und führt mit Ihnen Erstgespräch und Analyse.
Suheib Marzouka
Softwareentwicklung und CloudFullstack- und Cloud-Engineer, seit zehn Jahren in der IT: vom Support über die Administration bis zur Softwareentwicklung. Er kennt Hardware wie Software. Als Softwareentwickler hat er verteilte Systeme gebaut sowie KI-Lösungen und Automatisierungen für Unternehmen entwickelt und dort eingeführt. Bei uns verbindet er Ihre Programme und baut, was fehlt.