Im Facility Management trägt das Büro weiter, was Prüfer und Kunden schicken.
Im Facility Management kommt im Büro an, was Prüfer, Techniker und Kunden schicken, und geht von dort zu Auftrag und Rechnung. Kernablauf, eine KI-Agentur aus Frankfurt am Main, verbindet Programme wie Postfach, CAFM und Buchhaltung und baut, was fehlt. Zum Beispiel kann aus einem Mangel im Prüfbericht ein Auftrag für den Techniker entstehen, den ein Mensch freigibt. Welche Programme sich anbinden lassen, zeigt die Analyse.
Nach 30 Minuten wissen Sie, ob sich eine Analyse für Ihren Ablauf lohnt.
Im Büro laufen Prüfberichte, Rapporte und Störmeldungen auf vielen Wegen zusammen.
Inhaber und Objektleitung von FM-Dienstleistern mit 3 bis 50 Beschäftigten, technisch wie infrastrukturell
Prüfberichte kommen als PDF per Mail, Störmeldungen per Telefon, Kurznachricht oder Zettel, Rapporte aus dem Objekt. Fristen stehen im CAFM oder in einer Tabelle, die Rechnung entsteht in der Buchhaltung. Wissen die Programme nichts voneinander, trägt jemand im Büro Fälligkeiten, Mängel und Leistungen von einem ins nächste. Fehlt ein Rapport, kann das erst auffallen, wenn der Auftraggeber nach dem Nachweis fragt.
Wie viele Objekte betreut Ihr Büro?
Vier Stellen, an denen im Facility Management abgetippt wird
An diesen Stellen wechselt eine Angabe vom Prüfer, vom Objekt oder vom Melder ins Büro und von dort in den nächsten Schritt.
Prüfberichte und Fristen
Berichte kommen von verschiedenen Prüfern, für jedes Objekt eigene. Was darin fällig wird, muss erst dorthin, wo das Büro seine Fristen führt.
Leistungsnachweis für den Auftraggeber
Die Hausverwaltung will sehen, wann im Objekt was erledigt wurde. Stunden, Fotos und Häkchen vom Rundgang tippt jemand in einen Nachweis, der mit der Rechnung hinausgeht.
Schadens- und Störmeldung zum Auftrag
Meldungen kommen per Telefon, Mail oder Zettel. Jemand schreibt Objekt, Anlage und Fehler ab, gibt den Auftrag an den Techniker weiter und sagt dem Melder Bescheid.
Rapport, Vertrag und Rechnung abgleichen
Der Rapport des Technikers muss zu Auftrag und Vertragsposition passen, bevor die Rechnung hinausgeht. Ob er passt, sieht erst, wer alle drei vor sich hat. Fehlt der Rapport, fehlt der Rechnung die Grundlage.
So könnte ein Mangel ohne Abtippen vom Prüfbericht zur Rechnung laufen.
Beispiel Ein möglicher Ablauf bei einem technischen FM-Dienstleister, kein Kundenfall: Ein Prüfbericht meldet einen Mangel an einer Anlage. Vier Schritte, so laufen sie heute, so können sie verbunden laufen.
Prüfbericht
Im Bericht des Prüfers steht ein Mangel an einer Anlage. Daraus muss das Büro einen Auftrag machen.
Der Mangel kann als offener Punkt bei der Anlage stehen, mit dem Bericht dazu. Ein Mensch bestätigt ihn.
Auftrag
Für den Mangel schreibt jemand Objekt, Anlage und Befund ab und gibt den Auftrag per Telefon an den Techniker.
Aus dem Mangel kann ein Auftrag mit Objekt, Anlage und dem Bericht im Anhang entstehen. Ein Mensch gibt ihn frei.
Rapport
Der Techniker schreibt den Rapport auf Papier. Das Büro ordnet ihn später dem richtigen Auftrag zu.
Der Techniker kann den Rapport weiter auf Papier schreiben und als Foto zum Auftrag schicken, eine KI kann ihn auslesen. Oder er kann ihn in einer App eintragen.
Rechnung
Für die Rechnung sucht jemand Rapport und Vertragsposition zusammen und tippt die Leistung ab.
Die Rechnung kann die Leistung aus dem Auftrag und die Position aus dem Vertrag übernehmen. Vor dem Versand prüft ein Mensch die Rechnung.
Kein Auftrag geht an den Techniker, bevor ein Mensch ihn freigibt.
Ob ein Mangel dringend ist und wer ihn behebt, entscheidet Ihr Büro. Ob sich Ihr CAFM, Ihre Buchhaltung und Ihr Postfach anbinden lassen, also Angaben von selbst übernehmen, steht nach der Analyse fest. Wo es nicht geht, steht das im Plan.
Postfach, CAFM und Buchhaltung: Wo trägt bei Ihnen jemand Angaben hinüber?
In der Analyse wählen Sie einen Vorgang, einen Prüfbericht, einen Rapport oder eine Störmeldung, und wir notieren jede Stelle, an der jemand Fälligkeit, Mangel oder Leistung von einem Programm ins andere tippt.
Analyse als Einstieg
Leistung Schätzt in etwa einer Woche, was sich automatisieren lässt, bevor etwas gebaut wird.
Verbinden und automatisieren
Leistung Vorhandene Programme verbinden, soweit sie sich anbinden lassen, damit niemand dieselben Angaben zweimal abtippt.
Software und Apps nach Maß
Leistung Software und Apps für Schritte, für die es im Betrieb kein passendes Programm gibt.
Erstgespräch: 30 Minuten per Video
Nach Ihrer Anfrage meldet sich Christian Schneider per Mail und schlägt Termine vor. Im Gespräch erzählen Sie, wo bei Ihnen dasselbe zweimal getippt wird. Unterlagen, Listen oder Zugänge zu Ihren Programmen brauchen Sie dafür nicht. Ob danach eine Analyse folgt, entscheiden Sie.
Christian Schneider
Vertrieb, Marketing und AnalyseEr kommt aus der Praxis: Ausbildung zum Industriemechaniker, heute in der Gebäudetechnik. Dort sieht er jeden Tag, wie Angaben von einem Programm ins nächste getragen werden. Für sein eigenes Unternehmen hat er ein System aus KI-Agenten aufgebaut. Bei Kernablauf steuert er Vertrieb und Marketing und führt mit Ihnen Erstgespräch und Analyse.
Suheib Marzouka
Softwareentwicklung und CloudFullstack- und Cloud-Engineer, seit zehn Jahren in der IT: vom Support über die Administration bis zur Softwareentwicklung. Er kennt Hardware wie Software. Als Softwareentwickler hat er verteilte Systeme gebaut sowie KI-Lösungen und Automatisierungen für Unternehmen entwickelt und dort eingeführt. Bei uns verbindet er Ihre Programme und baut, was fehlt.