Aus dem Prüfbericht im Postfach wird eine Frist, die Sie bestätigen.
Ein Prüfbericht aus dem Postfach wird zur Fälligkeit im vorhandenen Programm, wenn KI ihn ausliest und ein Mensch im Betrieb die Frist bestätigt, bevor sie eingetragen wird. Wir von Kernablauf richten diesen Weg ein: KI kann zum Beispiel Anlage, Ergebnis und nächste Fälligkeit aus dem PDF des Prüfers auslesen. Ins Programm kommt die Frist dann, wenn es sich anbinden lässt, also Angaben von selbst übernimmt.
Nach 30 Minuten wissen Sie, ob sich eine Analyse für Ihren Ablauf lohnt.
Die Frist steht im Prüfbericht, aber nicht im Programm.
Wer im Facility Management oder in einem Wartungsbetrieb Objekte betreut und Prüfberichte per Mail bekommt
Der Bericht des Prüfers für Aufzug, Elektro oder Trinkwasser kommt als PDF per Mail. Jemand öffnet ihn zwischen zwei Terminen, sucht Ergebnis, Mängel und nächste Fälligkeit heraus und tippt sie in die Fristenliste oder ins Programm. Bleibt die Mail liegen, fehlt die Frist dort, wo sie gebraucht wird. Wer mehrere Objekte betreut, macht das für jeden Bericht einzeln.
Wie viele Prüfberichte kommen bei Ihnen im Monat per Mail an?
Vom PDF im Postfach zur bestätigten Frist, ohne Suchen im Bericht
Beispiel Ein möglicher Ablauf, kein Kundenfall: Ein Facility-Management-Dienstleister betreut mehrere Objekte und bekommt die Prüfberichte per Mail. Je Schritt steht, wie es heute läuft und wie es laufen kann, wenn Postfach, KI und Programm verbunden sind.
Eingang
Der Prüfbericht kommt als PDF in ein gemeinsames Postfach oder zu einer einzelnen Person und wartet dort, bis jemand Zeit hat.
Ein eingehender Prüfbericht kann erkannt und dem richtigen Objekt zugeordnet werden, etwa über Adresse oder Anlagennummer im Bericht.
Auslesen
Jemand liest das PDF und sucht Anlage, Prüfdatum, Ergebnis, Mängel und den nächsten Termin heraus.
KI kann diese Angaben aus dem PDF auslesen. Der Ablauf kann so eingerichtet werden, dass unsichere oder fehlende Angaben markiert statt geraten werden.
Ablage
Das PDF bleibt in der Mail oder in einem Ordner. Wer den Nachweis sucht, fragt erst herum, wer den Bericht bekommen hat.
Der Bericht kann beim Objekt und bei der Anlage abgelegt werden, sodass der Nachweis der letzten Prüfung an einer Stelle liegt.
Frist bestätigen
Die Frist landet in einer Liste, einem Kalender oder im Programm, je nachdem, wer den Bericht geöffnet hat.
Die zuständige Person sieht Bericht und ausgelesene Frist nebeneinander und bestätigt sie. Erst dann trägt das Programm sie ein, sofern es sich anbinden lässt.
Welche Frist gilt, entscheidet ein Mensch, nicht die KI.
Für Arbeitsmittel ermittelt nach § 3 Abs. 6 BetrSichV der Arbeitgeber Art, Umfang und Fristen der Prüfungen, soweit die Verordnung nichts vorgibt. Fehlt die Fälligkeit im Bericht, soll sie als offen gemeldet werden, nicht geraten. Ob Ihr Programm bestätigte Fristen übernehmen kann, klärt die Analyse.
Für das Erstgespräch brauchen Sie keinen Prüfbericht, nur Ihren Ablauf.
Im Erstgespräch erzählen Sie in etwa 30 Minuten per Video, wo Prüfberichte ankommen und in welchem Programm die Fristen stehen. In der Analyse, meist zwei Termine in etwa einer Woche, zeigen Sie uns diesen Weg am Bildschirm. Der Plan danach nennt Kosten und Nutzen.
Analyse als Einstieg
Leistung Schätzt in etwa einer Woche, was sich automatisieren lässt, bevor etwas gebaut wird.
KI im Alltag
Leistung KI für Anrufe, Mails und Dokumente im Betrieb; ein Mensch prüft, bevor etwas weitergeht.
Verbinden und automatisieren
Leistung Vorhandene Programme verbinden, soweit sie sich anbinden lassen, damit niemand dieselben Angaben zweimal abtippt.
Facility Management
Branche Wie das Büro eines FM-Dienstleisters weiterträgt, was Prüfer, Techniker und Kunden schicken, und wo das ohne Abtippen gehen kann.
Wartungsdienstleister
Branche Wie ein Wartungsbetrieb Verträge, Termine, Berichte und Rechnungen zusammenhält, ohne alles von Hand abzugleichen.
Wartungstermine aus Verträgen
Anwendung Wie viele Wartungskunden ihren Termin bekommen, ohne dass das Servicebüro jeden einzeln anruft.
Erstgespräch: 30 Minuten per Video
Nach Ihrer Anfrage meldet sich Christian Schneider per Mail und schlägt Termine vor. Im Gespräch erzählen Sie, wo bei Ihnen dasselbe zweimal getippt wird. Unterlagen, Listen oder Zugänge zu Ihren Programmen brauchen Sie dafür nicht. Ob danach eine Analyse folgt, entscheiden Sie.
Christian Schneider
Vertrieb, Marketing und AnalyseEr kommt aus der Praxis: Ausbildung zum Industriemechaniker, heute in der Gebäudetechnik. Dort sieht er jeden Tag, wie Angaben von einem Programm ins nächste getragen werden. Für sein eigenes Unternehmen hat er ein System aus KI-Agenten aufgebaut. Bei Kernablauf steuert er Vertrieb und Marketing und führt mit Ihnen Erstgespräch und Analyse.
Suheib Marzouka
Softwareentwicklung und CloudFullstack- und Cloud-Engineer, seit zehn Jahren in der IT: vom Support über die Administration bis zur Softwareentwicklung. Er kennt Hardware wie Software. Als Softwareentwickler hat er verteilte Systeme gebaut sowie KI-Lösungen und Automatisierungen für Unternehmen entwickelt und dort eingeführt. Bei uns verbindet er Ihre Programme und baut, was fehlt.