Der Wartungstermin kommt aus dem Vertrag, nicht aus der Anrufrunde.
Wartungskunden können ihren Termin schriftlich bekommen, statt dass das Servicebüro jeden einzeln anruft. Kernablauf kann dafür Adressen und Fälligkeiten aus Ihren Verträgen übernehmen und Vorschläge per Mail oder Brief vorbereiten. Der Kunde kann zusagen oder einen anderen Tag nennen. Zum Beispiel kann jeden Monat die Liste fälliger Wartungen entstehen, nach Postleitzahl gebündelt. Ob Ihre Programme das hergeben, klärt die Analyse.
Nach 30 Minuten wissen Sie, ob sich eine Analyse für Ihren Ablauf lohnt.
Wartungskunden sind tagsüber schwer ans Telefon zu bekommen.
Servicebüro und Kundendienstleitung in SHK- und Wartungsbetrieben mit vielen Wartungsverträgen
Im Monat vor der Wartung sucht jemand im Büro die fälligen Verträge heraus und ruft jeden Kunden an. Tagsüber nehmen viele nicht ab, also wird es am nächsten Tag wieder versucht. Per Post dauert es ebenso, bis jeder Termin steht. Manche Kunden rufen in der Zeit selbst an, um ihren Termin auszumachen.
Wie viele Wartungstermine stimmt Ihr Büro im Jahr mit Kunden ab?
Vom fälligen Vertrag zum Termin ohne Anrufrunde
Beispiel Ein möglicher Ablauf in einem SHK-Betrieb mit Wartungsverträgen für Heizungen, kein Kundenfall. Die Tabelle zeigt vier Schritte vom fälligen Vertrag bis zum Eintrag im Einsatzplan.
Fällige Wartungen
Im Monat davor sucht jemand die fälligen Verträge aus Programm, Liste oder Ordner heraus.
Jeder Vertrag kennt sein Intervall. Daraus kann jeden Monat die Liste entstehen, wer dran ist, nach Ort sortiert.
Terminvorschlag
Das Büro ruft jeden Kunden an. Wer tagsüber nicht abnimmt, kommt am nächsten Tag wieder auf die Liste.
Für jeden Kunden kann ein Vorschlag mit Tag und Zeitfenster vorbereitet werden, als Mail oder als Brief. Das Servicebüro sieht die Vorschläge durch und gibt sie frei.
Antwort des Kunden
Zusagen, Absagen und neue Wunschtermine kommen per Telefon oder Post ins Büro zurück.
Der Kunde kann über einen Link zusagen oder einen anderen Tag wählen. Wer lieber anruft, erreicht weiter das Büro. Ist dort niemand frei, kann ein Sprachassistent am Telefon den Terminwunsch entgegennehmen.
Einsatzplan
Das Büro trägt jeden zugesagten Termin selbst in die Einsatzplanung ein.
Zugesagte Termine können in den Einsatzplan übergehen. Das Servicebüro prüft den Plan, bevor die Bestätigung an den Kunden geht.
Wer auf keinen Vorschlag antwortet, bekommt weiter einen Anruf.
Schriftliche Vorschläge ersparen Anrufe nur bei Kunden, die auf Mail oder Brief antworten. Ob Ihre Vertragsliste die Angaben von selbst an den Einsatzplan weitergeben kann, steht nach der Analyse fest. Nachweise und Fristen gesetzlicher Prüfungen sind ein eigener Ablauf.
Wie kommt bei Ihnen eine fällige Wartung heute in den Einsatzplan?
Die Analyse beginnt bei den Verträgen, die im nächsten Monat fällig sind: wo sie stehen, wie das Büro die Kunden erreicht, wie oft es nachfassen muss und wer die Zusagen einträgt.
Analyse als Einstieg
Leistung Schätzt in etwa einer Woche, was sich automatisieren lässt, bevor etwas gebaut wird.
Verbinden und automatisieren
Leistung Vorhandene Programme verbinden, soweit sie sich anbinden lassen, damit niemand dieselben Angaben zweimal abtippt.
KI im Alltag
Leistung KI für Anrufe, Mails und Dokumente im Betrieb; ein Mensch prüft, bevor etwas weitergeht.
Handwerksbetriebe
Branche Wo ein Handwerksbetrieb zwischen Anruf und Rechnung Angaben von Hand weiterträgt und welche Abläufe sich verbinden lassen.
Wartungsdienstleister
Branche Wie ein Wartungsbetrieb Verträge, Termine, Berichte und Rechnungen zusammenhält, ohne alles von Hand abzugleichen.
Prüfberichte und Fristen
Anwendung Wie Prüfberichte aus dem Postfach zur Fälligkeit im vorhandenen Programm werden und wer die Frist bestätigt.
Erstgespräch: 30 Minuten per Video
Nach Ihrer Anfrage meldet sich Christian Schneider per Mail und schlägt Termine vor. Im Gespräch erzählen Sie, wo bei Ihnen dasselbe zweimal getippt wird. Unterlagen, Listen oder Zugänge zu Ihren Programmen brauchen Sie dafür nicht. Ob danach eine Analyse folgt, entscheiden Sie.
Christian Schneider
Vertrieb, Marketing und AnalyseEr kommt aus der Praxis: Ausbildung zum Industriemechaniker, heute in der Gebäudetechnik. Dort sieht er jeden Tag, wie Angaben von einem Programm ins nächste getragen werden. Für sein eigenes Unternehmen hat er ein System aus KI-Agenten aufgebaut. Bei Kernablauf steuert er Vertrieb und Marketing und führt mit Ihnen Erstgespräch und Analyse.
Suheib Marzouka
Softwareentwicklung und CloudFullstack- und Cloud-Engineer, seit zehn Jahren in der IT: vom Support über die Administration bis zur Softwareentwicklung. Er kennt Hardware wie Software. Als Softwareentwickler hat er verteilte Systeme gebaut sowie KI-Lösungen und Automatisierungen für Unternehmen entwickelt und dort eingeführt. Bei uns verbindet er Ihre Programme und baut, was fehlt.