Belege für die Nebenkosten können je Objekt über das Jahr abgehakt werden.
Für die Nebenkostenabrechnung kommen Belege und Verbrauchsdaten vollständig zusammen, wenn je Objekt feststeht, was erwartet wird, und eine Lücke auffällt, sobald etwas ausbleibt. Wir von Kernablauf können dafür eine Liste je Objekt bauen, die Ihr Verwaltungsprogramm und Ihr E-Mail-Postfach liest, soweit sich beide anbinden lassen, also Angaben von selbst übernehmen. Die Liste kann zum Beispiel zeigen, dass die Heizkostenabrechnung des Messdienstes noch fehlt. Was umgelegt wird, entscheiden Sie.
Nach 30 Minuten wissen Sie, ob sich eine Analyse für Ihren Ablauf lohnt.
Die Abrechnung wartet auf den letzten Beleg, die Frist nicht.
Hausverwaltungen mit Mietverwaltung, in denen die Objektbuchhaltung Belege und Verbrauchsdaten für die Abrechnung zusammensucht
Über das Jahr kommen Rechnungen für Hausmeister, Gartenpflege und Versicherung zu jedem Objekt. Die Heizkostenabrechnung liegt oft erst im März oder April vor, einzelne Jahresabrechnungen der Versorger kommen ebenfalls spät. Wo nicht je Objekt notiert ist, welche Belege noch ausstehen, fällt eine Lücke erst auf, wenn die Abrechnung beginnt. Dann fragt die Objektbuchhaltung nach, Objekt für Objekt, und die Frist für die Abrechnung an die Mieter läuft weiter.
Wie viele Belege trägt Ihre Buchhaltung für die Abrechnung eines Objekts zusammen?
Kommt die Abrechnung vom Messdienst, kann sie der letzte offene Beleg sein.
Beispiel Ein möglicher Ablauf in einer Hausverwaltung für ein Mietshaus, kein Kundenfall: vom ersten erwarteten Beleg bis zur Abrechnung, die ein Mensch freigibt.
Erwartete Belege
Welche Belege ein Objekt im Jahr braucht, steht in der letzten Abrechnung. Die Liste dafür stellt die Objektbuchhaltung selbst zusammen.
Aus der letzten Abrechnung kann eine Liste je Objekt entstehen: jede Kostenart, die dort stand, mit dem Beleg, der dazugehört. Ein Mensch prüft die Liste einmal.
Beleg kommt an
Jede Rechnung wird beim Objekt gebucht oder abgeheftet. Ob für ein Objekt schon alles da ist, zeigt erst der Blick in Ordner und Buchungen.
Ist ein Beleg beim Objekt im Verwaltungsprogramm gebucht, ob er per Post oder per E-Mail kam, kann die Liste ihn von selbst abhaken. Offen bleibt nur, was noch fehlt.
Lücke melden
Ob die Abrechnung des Messdienstes oder die Rechnung der Versicherung noch fehlt, zeigt sich beim Abgleich mit der eigenen Liste.
Bleibt ein Beleg länger aus als im Vorjahr, kann die Liste ihn melden. Die KI kann die Nachfrage an den Absender vorformulieren. Ein Mensch schickt sie ab.
Frist im Blick
Bis wann die Abrechnung eines Objekts bei den Mietern sein muss, steht im Kalender oder in einer Tabelle.
Je Objekt kann die Liste zeigen, wie viele Wochen bis zur Frist bleiben und welche Belege noch fehlen. Das Ende des Abrechnungszeitraums trägt ein Mensch ein.
Abrechnung beginnt
Die Objektbuchhaltung stellt die Abrechnung im Verwaltungsprogramm zusammen. Parallel sucht sie die letzten Belege.
Fehlt kurz vor der Frist noch ein Beleg, kann die Liste das zeigen. Ob Sie nachhaken oder mit den vorhandenen Belegen beginnen, entscheiden Sie, ebenso wann die Abrechnung an die Mieter geht.
Ob ein Beleg umgelegt werden darf, entscheidet nicht die Liste.
Die Frist nach § 556 Abs. 3 BGB trifft den Vermieter von Wohnraum. Er muss die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Wann der Abrechnungszeitraum eines Objekts endet, prüfen Sie. Ob Ihre Programme Angaben von selbst übernehmen können, klärt die Analyse.
Ein Objekt, ein Jahr, alle Belege dazu.
Anhand eines Objekts und seiner letzten Abrechnung gehen wir in der Analyse dem Weg der Belege und Verbrauchsdaten nach: was per Post und was per Mail kam, wo es gebucht wurde und wie die Objektbuchhaltung heute festhält, was noch fehlt.
Analyse als Einstieg
Leistung Schätzt in etwa einer Woche, was sich automatisieren lässt, bevor etwas gebaut wird.
Verbinden und automatisieren
Leistung Vorhandene Programme verbinden, soweit sie sich anbinden lassen, damit niemand dieselben Angaben zweimal abtippt.
KI im Alltag
Leistung KI für Anrufe, Mails und Dokumente im Betrieb; ein Mensch prüft, bevor etwas weitergeht.
Hausverwaltung
Branche Wo in der WEG- und Mietverwaltung Arbeit ohne fachliche Entscheidung liegen bleibt und was davon von selbst laufen kann.
Eingangsrechnung in die Buchhaltung
Anwendung Wie eine Eingangsrechnung beim Auftrag landet und erst nach Ihrer Freigabe in die Buchhaltung geht, auch als E-Rechnung.
Objektübernahme vom Vorverwalter
Anwendung Wie Stammdaten und Unterlagen vom Vorverwalter ins eigene Programm kommen und fehlende Angaben früh auffallen.
Erstgespräch: 30 Minuten per Video
Nach Ihrer Anfrage meldet sich Christian Schneider per Mail und schlägt Termine vor. Im Gespräch erzählen Sie, wo bei Ihnen dasselbe zweimal getippt wird. Unterlagen, Listen oder Zugänge zu Ihren Programmen brauchen Sie dafür nicht. Ob danach eine Analyse folgt, entscheiden Sie.
Christian Schneider
Vertrieb, Marketing und AnalyseEr kommt aus der Praxis: Ausbildung zum Industriemechaniker, heute in der Gebäudetechnik. Dort sieht er jeden Tag, wie Angaben von einem Programm ins nächste getragen werden. Für sein eigenes Unternehmen hat er ein System aus KI-Agenten aufgebaut. Bei Kernablauf steuert er Vertrieb und Marketing und führt mit Ihnen Erstgespräch und Analyse.
Suheib Marzouka
Softwareentwicklung und CloudFullstack- und Cloud-Engineer, seit zehn Jahren in der IT: vom Support über die Administration bis zur Softwareentwicklung. Er kennt Hardware wie Software. Als Softwareentwickler hat er verteilte Systeme gebaut sowie KI-Lösungen und Automatisierungen für Unternehmen entwickelt und dort eingeführt. Bei uns verbindet er Ihre Programme und baut, was fehlt.