Die Rechnung kann beim Auftrag liegen, bevor Ihr Büro sie freigibt.
Eine Eingangsrechnung per Mail kann KI auslesen, auch als E-Rechnung, und dem Auftrag zuordnen, wenn Kommission oder Bestellnummer darauf steht. Sonst bleibt sie offen, bis jemand den Auftrag nennt. In die Buchhaltung geht sie erst, wenn ein Mensch sie freigibt. Wir von Kernablauf können das einrichten, soweit Ihre Programme Angaben von selbst übernehmen. Zum Beispiel kann die KI melden, wenn der Großhändler mehr Rohr berechnet, als der Lieferschein nennt.
Nach 30 Minuten wissen Sie, ob sich eine Analyse für Ihren Ablauf lohnt.
Papier, PDF und E-Rechnung laufen im Büro parallel.
Das Büro in Handwerksbetrieben und Hausverwaltungen, das Rechnungen von Lieferanten und Subunternehmern prüft
Heute kommt die Rechnung des Großhändlers als PDF, die des Subunternehmers auf Papier und die nächste als E-Rechnung, also als Datei, die ein Programm auslesen kann. Jemand im Büro sucht den passenden Auftrag, legt den Lieferschein daneben und tippt die Beträge in die Buchhaltung. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat mehr als 1.900 Betriebe befragt. Im Jahr 2025 bekam ein befragter Betrieb im Schnitt 1.200 Eingangsrechnungen, also rund 100 im Monat. Etwa die Hälfte davon waren E-Rechnungen.
Wie viele Eingangsrechnungen kommen bei Ihnen im Monat an?
Wer die Rechnung freigibt, sieht den Lieferschein gleich daneben.
Beispiel Ein möglicher Ablauf in einem Sanitär- und Heizungsbetrieb, kein Kundenfall: Der Großhändler schickt die Rechnung für das Material einer Badsanierung per Mail, als E-Rechnung.
Rechnung kommt an
Die Mail landet im allgemeinen Postfach. Jemand druckt die Rechnung aus oder legt sie in einen Ordner, bis Zeit zum Prüfen ist.
Eine E-Rechnung kann ein Programm lesen, ohne dass jemand abtippt. Kommt eine Rechnung als PDF oder Scan, kann KI sie auslesen. In die Buchhaltung geht dabei noch nichts.
Auftrag finden
Jemand sucht anhand von Kommission oder Bestellnummer den passenden Auftrag. Fehlt die Angabe, ruft das Büro beim Monteur an.
Steht eine Kommission oder Bestellnummer auf der Rechnung, kann die KI sie dem passenden Auftrag zuordnen. Fehlt die Angabe, bleibt die Rechnung als offen markiert, bis jemand den Auftrag nennt.
Lieferschein abgleichen
Der Lieferschein liegt im Auto des Monteurs oder im Ordner. Ob die Mengen stimmen, prüft jemand Zeile für Zeile.
Jemand muss den Lieferschein fotografieren oder einscannen und zum Auftrag legen. Wer das übernimmt, klärt die Analyse. Steht auf der Rechnung mehr Rohr als auf dem Lieferschein, kann die KI beim Abgleich die Zeile markieren.
Freigeben und buchen
Nach der Prüfung tippt jemand Lieferant, Betrag und Auftrag in die Buchhaltung oder gibt den Stapel ans Steuerbüro.
Ein Mensch sieht sich die markierten Zeilen an und gibt die Rechnung frei. Erst dann kann sie in die Buchhaltung gehen. Ohne Abtippen geht das, sofern Ihr Buchhaltungsprogramm die Angaben selbst übernimmt.
Die KI gleicht Rechnungen ab. Steuerfragen klären Sie mit Ihrem Steuerbüro.
Die KI rät keinen Auftrag und gibt keinen steuerlichen Rat. Einen Lieferschein, der im Auto liegen bleibt, sieht sie nicht. Welche Programme bei Ihnen Angaben übernehmen können, zeigt die Analyse, bevor Sie etwas bauen lassen.
Am Anfang steht der Weg einer Rechnung durch Ihr Büro.
In der Analyse gehen wir mit Ihnen eine Rechnung aus Ihrem Postfach durch: wo sie ankommt, wo der Lieferschein liegt, wer sie dem Auftrag zuordnet und wer sie freigibt. Am Ende steht ein Plan mit Kosten und Nutzen für diesen Weg.
Analyse als Einstieg
Leistung Schätzt in etwa einer Woche, was sich automatisieren lässt, bevor etwas gebaut wird.
KI im Alltag
Leistung KI für Anrufe, Mails und Dokumente im Betrieb; ein Mensch prüft, bevor etwas weitergeht.
Verbinden und automatisieren
Leistung Vorhandene Programme verbinden, soweit sie sich anbinden lassen, damit niemand dieselben Angaben zweimal abtippt.
Handwerksbetriebe
Branche Wo ein Handwerksbetrieb zwischen Anruf und Rechnung Angaben von Hand weiterträgt und welche Abläufe sich verbinden lassen.
Hausverwaltung
Branche Wo in der WEG- und Mietverwaltung Arbeit ohne fachliche Entscheidung liegen bleibt und was davon von selbst laufen kann.
Belege für die Nebenkostenabrechnung
Anwendung Wie Belege und Verbrauchsdaten je Objekt vollständig zusammenkommen, bevor die Frist für die Abrechnung an die Mieter abläuft.
Erstgespräch: 30 Minuten per Video
Nach Ihrer Anfrage meldet sich Christian Schneider per Mail und schlägt Termine vor. Im Gespräch erzählen Sie, wo bei Ihnen dasselbe zweimal getippt wird. Unterlagen, Listen oder Zugänge zu Ihren Programmen brauchen Sie dafür nicht. Ob danach eine Analyse folgt, entscheiden Sie.
Christian Schneider
Vertrieb, Marketing und AnalyseEr kommt aus der Praxis: Ausbildung zum Industriemechaniker, heute in der Gebäudetechnik. Dort sieht er jeden Tag, wie Angaben von einem Programm ins nächste getragen werden. Für sein eigenes Unternehmen hat er ein System aus KI-Agenten aufgebaut. Bei Kernablauf steuert er Vertrieb und Marketing und führt mit Ihnen Erstgespräch und Analyse.
Suheib Marzouka
Softwareentwicklung und CloudFullstack- und Cloud-Engineer, seit zehn Jahren in der IT: vom Support über die Administration bis zur Softwareentwicklung. Er kennt Hardware wie Software. Als Softwareentwickler hat er verteilte Systeme gebaut sowie KI-Lösungen und Automatisierungen für Unternehmen entwickelt und dort eingeführt. Bei uns verbindet er Ihre Programme und baut, was fehlt.